КОНФЛИКТ ПОД КОНТРОЛЕМ
В работе корпоративного секретаря много привлекательного с точки зрения и возможностей, и полномочий. Вот лишь несколько из них:
- возможность сразу видеть масштабную картину бизнеса, не собирая по частям, как пазл, информацию;
- возможность общаться с топ-менеджерами компании, исследовать их точки зрения, методы взаимодействия и влияния и брать лучшее для развития;
- возможность взять на себя лидерство в развитии важных областей в сфере компетенций, например, системы и практик корпоративного управления в обществе, и вывести компанию в лидеры в своем сегменте;
- полномочия представлять компанию при коммуникациях с органами регулирования, организаторами торговли;
- возможность видеть соответствие достижений компании стратегическим приоритетам и тому, как это связано с системой мотивации топ-менеджмента;
- полномочия запрашивать и получать от компании документы, выносить вопросы на рассмотрение органов управления компании;
- полномочия контролировать соблюдение устава и внутренних документов должностными лицами и работниками в части своей компетенции;
- взаимодействовать с председателем совета директоров и председателями комитетов совета директоров.
Корпоративный секретарь должен обладать достаточной независимостью от исполнительного руководства для выполнения своей работы. Он подчиняется непосредственно совету директоров, решением которого утверждается его кандидатура и которым принимается решение о прекращении отношений с ним, положение о корпоративном секретаре, правила оценки и условия выплаты дополнительного вознаграждения.
Возможности, компетенции, полномочия корпоративного секретаря порождают сразу несколько потенциальных конфликтных аспектов, которые могут усиливать друг друга, в зависимости от обстоятельств, например:
- «защищенный контур», подчинение совету директоров, как сотруднику компании, создают потенциальный конфликт с менеджментом;
- полномочия осуществлять контрольные функции в рамках полномочий в отношении менеджмента могут усиливать конфликт и вызывать сопротивление менеджмента;
- независимость суждений и действий тоже может способствовать конфликту;
- полномочия предъявлять требования менеджменту в отношении областей, оценка приоритетности которых у менеджмента может не совпадать с оценкой корпоративного секретаря, – тоже потенциальный раздражитель;
- в случае расхождений в позициях председателя совета директоров, председателей комитетов советов директоров и менеджмента конфликт может быть потенциально перенесен на корпоративного секретаря как на более близкую и уязвимую фигуру; в случае вопросов к составу, качеству, своевременности предоставления материалов на совет директоров и его комитеты вопросы членов совета директоров в первую очередь будут адресованы корпоративному секретарю как лицу, которое обеспечивает работу совета директоров, независимо от того, где произошел сбой в системе;
- возможность определенного влияния корпоративного секретаря на членов совета директоров и его повестку тоже может быть своеобразным «красным флагом».
Корпоративный секретарь, имея большие возможности, влияние и полномочия, каждый день несет нагрузку не только по выполнению своего сложного функционала, которая частично видима со стороны, но также ведет большую работу в той части, которая может быть невидима и не совсем очевидна: проходит тест на соответствие высоким требованиям, на выдерживание целого ряда конфликтов в бизнес-среде, управляя конфликтами так, чтобы они разрешались преимущественно в конструктивном русле.
2. Конфликт и его особенности
2.1. Внимание: восприятие
В конфликте очень важно восприятие сторонами. Оно может отличаться от того, что есть в реальности, и от восприятия другой стороны. Например, влияние корпоративного секретаря на повестку заседания совета директоров и возможность взаимодействия с председателем совета директоров может восприниматься третьей стороной как потенциальная угроза ее интересам, в зависимости от типа личности этой стороны, корпоративной культуры, позиции и внимания совета директоров к определенному вопросу. Корпоративный секретарь может, в свою очередь, не обратить внимания на конфликт, если в его восприятии он не существует, или посчитать, что он связан с его личными качествами или действиями. Для решения конфликта важно понимать особенности восприятия ситуации всеми сторонами конфликта.
Известна так называемая теорема Томаса, использованная в качестве эпиграфа к этой статье. Она состоит в следующем: то, существует в воображении человека и является его реальностью, может стать реальностью для других через действия, которые предпримет человек, исходя из своей реальности. То есть восприятие влияет на действия, через действия может реализоваться то, что было только в сфере восприятия одной стороны. Например, слухи о возможном банкротстве банка могут привести к кризису и даже банкротству, если вкладчики в результате разрастания слухов массово досрочно отзывают вклады.
Изменить восприятие второй стороны можно через то, что мы контролируем, – через наши собственные действия. Дальше мы уделим внимание действиям, которые можно предпринять, чтобы проанализировать конфликт и найти пути решения.
2.2. Конфликт и страх
Конфликт, который сильно затрагивает нас, может бессознательно вызывать страх и активизировать механизмы защиты. Они срабатывают очень быстро, человек может не успеть осознать ситуацию и определиться с реакцией, которая была бы более уместна. Большинству из нас присущи определенные виды защитных реакций. Такая реакция на конфликт как на проявление агрессии может привести к эскалации агрессии, снизить возможности конструктивного решения или быть просто неуместной в бизнес-контексте.
Чем и как можно помочь? Даже небольшое путешествие во времени, чтобы понять, какова ваша обычная реакция на конфликты, как она различается в зависимости от ситуации, с какими типами и действиями людей связана, будет полезно для понимания обычного набора ваших защитных реакций и моделей поведения, определения того, что вы хотите и можете поменять в своих реакциях, более осознанного управления собой в условиях конфликта. Оптимально совершить это путешествие вместе с тем, кто вас хорошо знает и нейтрален к конфликту, или психологом, чтобы не «завязнуть» в особенностях собственного восприятия.
Для понимания собственной реакции на конфликт и способов его решения можно дополнительно использовать тесты, например тест Томаса – Килманна. В тесте задействованы 5 способов решения конфликтов: соревнование, приспособление, компромисс, избегание, сотрудничество.
2.3. О пользе конфликта
2.3.1. Конфликты конструктивные и деструктивные
Конфликты по своему эффекту могут быть конструктивными (приводящими к улучшению ситуации, взаимоотношений, снятию причин конфликта) и деструктивными (приводящими к ухудшению ситуаций, взаимоотношений, затягиванию конфликта).
Одна из задач управления конфликтами – постараться перевести их в конструктивное русло. А один из первых шагов – признать возможность существования конфликта и быть открытыми к их объективизации и конструктивному решению.
Замалчивание и непризнание конфликта, маркировка конфликта как проблемы (и его участников как проблемных) может быстро перевести конфликт в деструктивное русло.
Таким образом, перевод конфликта в конструктивное русло для его решения, получение в результате возможностей развития для организации и сотрудников во многом зависит от управления им. Решение конфликта в конструктивном русле позволяет сторонам и организации стать более эффективными, наладить взаимопонимание, улучшить настрой, объединиться вокруг общих целей, повысить приверженность им, обрести новые горизонты и возможности развития.
2.3.2. Конфликт в организации – это нормально?
У организаций разные цели и культура, подразделения и дивизионы имеют свои особенности, руководители имеют различный стиль и устремления, у сотрудников разные интересы, амбиции, чувствительность, понимание коллег, собственных границ, особенности восприятия, воспитания, опыта работы и др. В конце концов, проявление агрессии – в природе человека. Конфликты в бизнес-среде представляются неизбежными.
В деятельности корпоративного секретаря уровень конфликта выше «среднего нормального» в силу того, что конфликт уже заложен в требованиях к корпоративному секретарю, и он возникает часто в отношениях со сторонами, обладающими властью, влиянием, большими полномочиями и амбициями.
Кроме того, есть ряд дополнительных факторов (в виде проекций, обострения скрытых конфликтов при вынесении вопросов на совет директоров, сопротивления и др.), которые могут усиливать конфликт и создавать новые точки напряжения.
Есть и хорошие новости в отношении конфликтов. Работа с конфликтами дает фантастические возможности для их конструктивного урегулирования и получения пользы. Например, вопрос, который долго не выносился менеджментом на совет директоров из-за нескольких скрытых проблем, включен в план работы совета директоров. Его конструктивное обсуждение будет способствовать развитию организации и решению проблем, которые замалчивались, объединению вокруг общих целей, созданию культуры открытости, но при подготовке и вынесении вопроса корпоративный секретарь может столкнуться с конфликтными ситуациями и сопротивлением.
Признание и принятие существования присущего профессии корпоративного секретаря конфликта, понимание его причин – необходимая основа для управления им конфликтами.
2.3.3. Отсутствие конфликтов и пороки команды
Патрик Ленсиони в книге «Пять пороков команды» относит отсутствие конфликта ко второму пороку команды. Отсутствие конфликта может указывать на скрытый конфликт. Команды могут, при отсутствии доверия, избегать обсуждения проблем, копить напряжение, что приводит к снижению результата, качества решений, усугублению конфликта.
Важна возможность честного обсуждения, в центре которого – суть вопроса и возможные решения, а не личности. Лидеру важно уделить внимание тому, что он является ролевой моделью для сотрудников, подсвечивая важность обсуждения, созидательную сторону конфликта и не защищая сотрудников от излишнего стресса.
2.3.4. Оптимальный конфликт Роберт Кигана
Говоря о возможностях, которые дает конфликт для развития, Роберт Киган ввел понятие оптимального конфликта, обнаружение и работа с которым может стать для человека источником развития. Оптимальный конфликт подразумевает настойчивый индивидуальный опыт дилеммы, головоломки, фрустрации, который подсвечивает ограниченность нашего способа познания, относится к очень важной для нас сфере. С одной стороны, мы не можем избежать, устранить его, и, с другой стороны, он в силу разных факторов не подавляет нас. Понимание существующего разрыва и поиск решения – путь к пониманию сложного мира.
3. Декомпозировать, чтобы решить
По различным данным, более 80% сотрудников сталкиваются время от времени с конфликтами на работе и более 25% сталкиваются с ними часто. В чем сложность решения конфликтов и почему они так часто являются спутниками рабочего процесса? Как корпоративный секретарь может выстроить последовательность действий, которая позволит ему получить комплексное понимание конфликта и выработать практические подходы к его решению?
В книге «Анатомия мира. Как устранить причины конфликта» Института Арбингера есть прекрасная фраза, которая использована в качестве эпиграфа к этой статье. На первый взгляд, в конфликте в бизнес-среде мы видим стороны, которые, кажется, настроены на его оптимальное решение. Чем больше мы вглядываемся, тем больше видим деталей. При более глубоком рассмотрении можно заметить, что каждая сторона хочет также, чтобы оппонент признал ее правоту и изменил свое мнение. Ключ к решению конфликта лежит в понимании фактов и чувств, предмета конфликта, участников и их ролей, позиций сторон, интересов. Вот шаги, чтобы разложить конфликт на составляющие, понять его причины и найти конструктивные решения.
Предмет конфликта
Сформулируйте то, из-за чего он произошел. Постарайтесь аккуратно собрать факты и отделить их от оценок и чувств участников (в том числе собственных, если вы вовлечены)
Участники конфликта
Перечислите стороны, которые прямо или косвенно вовлечены в него с учетом степени влияния их на конфликт. Обратите внимание на то, что некоторые стороны могут казаться самостоятельными, но в реальности быть представителями третьих сторон
Точки зрения
Отразите практически дословно точки зрения ключевых сторон. Обратите внимание, отражают ли точки зрения истинные интересы сторон и почему
Ядро конфликта. Истинные интересы
Это один из ключевых этапов. Создайте гипотезы, каковы причины конфликта и чего хотят на самом деле добиться стороны. Выберите основные. Уделите внимание намерениям сторон: например, хотят ли они его решения или, наоборот, хотят превратить его в постоянный раздражитель
Направление решения и конструктивный ресурс конфликта
Как можно решить конфликт в конструктивном ключе.
Какие изменения необходимы для этого
Варианты решений
Аргументы при рассмотрении решений
Ресурсы сторон для решения конфликта
Распределение действий и шагов
4. Пожелания в новом году
Управление конфликтами – это навык, так необходимый корпоративному секретарю, чтобы быть успешным, эффективным, сохранить энергию и силы и найти новые ресурсы. Деструктивные конфликты отнимают нашу энергию и силы, которые мы можем направить на развитие, работу, семью, отдых, увлечения.
Когда вы определите тот конфликт, на который направите свое внимание, чтобы решить его в конструктивном ключе, – зависит только от вас.
