На вопросы участников 13 Форума корпоративных секретарей отвечают:

Наталья Баранюк – Корпоративный секретарь ПАО «Россети»

Александр Каменский – Корпоративный секретарь ПАО Московская Биржа

Юлия Михальчук – Адвокат, советник компании Batanov&Partners;

Ольга Мохорева – Корпоративный секретарь компании Теле2

Александра Фуртак – Начальник управления корпоративной работы АО «Гознак»

Есть ли у корпоративных секретарей профессиональное табу?

А.К. Корпоративный секретарь отвечает за документальное сопровождение работы коллегиальных органов — подделка документов не может быть объяснена никакими интересами, это точно абсолютное профессиональное табу для любого корпоративного секретаря.

А.Ф.В качестве табу можно обозначить вовлечение в конфликты между участниками корпоративных отношений.

Как правило, корпоративного секретаря рекомендует обществу акционер или избирает Совет директоров в целях обеспечения законности и прозрачности корпоративного управления в компании. При этом, реалии таковы, что корпоративный секретарь в тоже время работник общества и он тесно взаимодействует с менеджментом, выполняя не только организационно-техническую функцию, но и нормотворческую, представительскую и иные. Таким образом, у корпоративного секретаря есть обязательства и перед акционерами, и перед членами совета директоров, а также перед менеджментом, и другими работниками общества.

Представляется, что в случае возникновения корпоративного спора или конфликта, корпоративный секретарь ни в коем случае не должен принимать сторону какого-либо участника корпоративного конфликта. Ему необходимо по возможности сохранять нейтралитет, помнить о своих задачах, и охранять корпоративные правоотношения в зоне своей ответственности.

О.М. Все зависит от уровня корпоративного управления и корпоративной культуры компании, а также насколько конструктивно налажено взаимодействие между менеджментом и советом директоров. В принципе, для компаний, где часто бывают или могут возникнуть конфликты, я бы рекомендовала следовать следующим принципам:

• нельзя доверять только неформальным согласованиям; требуйте формальных подтверждений;
• на любой существенный факт (цифру) нужно найти косвенное подтверждение из другого источника; или просто – всегда перепроверяйте;
• не рассылайте на совет директоров материал, который сами до конца не готовы согласовать;
• не «уходите» в бумаги и процедуры, корпоративный секретарь должен, прежде всего, осуществлять коммуникационную функцию между всеми участниками системы корпоративного управления компании;
• никогда не делайте сами то, что могут сделать другие функции или даже должны сделать и, особенно, технические детали и вопросы; у вас должно быть время для всего спектра вопросов и задач корпоративного секретаря, освобождайте свое рабочее время для более важных и приоритетных задач.

В каких случаях корпоративному секретарю приходится ссылаться на положение о корпоративном секретаре?

А.К. В большинстве случаев это необходимо при общении с коллегами из смежных подразделений, когда появляется потребность обосновать какие-то запросы, на которые коллеги не очень хотят отвечать. Члены Совета директоров в большинстве случаев интересуются положением о корпоративном секретаре только в момент утверждения и пересмотра, при необходимости. Ну или в случае возникновения конфликтной ситуации.

А.Ф.На положение о корпоративному секретарю впроцессе взаимодействия с сотрудниками компании приходится ссылаться тогда, когда в хозяйственном обществе не выстроена внутренняя корпоративная культура, когда у работников общества, от которых в той или иной мере зависит, например, подготовка материалов к заседанию коллегиального органа или своевременное предоставление информации, отсутствует понимание значимости таких понятий как «полнота» и «своевременность», «разумность» и «достаточность» в корпоративном управлении, когда в принципе встает вопрос о необходимости обеспечения высокого качества подготовки материалов и так далее. Кроме того, на положение о корпоративном секретаре, возможно, приходится ссылаться тогда, когда в целом исполнительская дисциплина в обществе достаточно развита, но сама «фигура» корпоративного секретаря появляется впервые. Тогда, безусловно, на базе этого документа работники корпорации знакомятся с задачами корпоративного секретаря, его правами, обязанностями, и другими тонкостями организации деятельности корпоративного секретаря.

О.М.На моей практике, только в двух случаях: при найме корпоративного секретаря и при его увольнении. Возможно, данное положение читают ваши коллеги на интранет портале, а также широкая общественность – на внешнем сайте компании.

Как должен действовать корпоративный секретарь если акционер действует не в соответствии с интересами компании (они ведь не тождественны)?

А.К. Проверять достоверность информации – иногда мы можем не владеть всей информацией и делать необоснованные выводы, выяснять мотивы данных действий и через доступные процедуры организовывать информирование других участников корпоративных отношений о происходящем, одновременно рекомендуя доступные меры воздействия. Более предметно можно что-то рекомендовать только при большем объеме информации о соответствующем кейсе.

А.Ф.При таких обстоятельствах можно рекомендовать организовать согласительную процедуру, например, процедуру медиации.Использование согласительных процедур позволяет найти точки соприкосновения интересов, выстроить диалог и сделать это на высоком профессиональном уровне с помощью нейтрального, независимого посредника. Опытный переговорщик предпримет попытку выявить мотивы акционера, который действует вразрез интересам компании, обеспечить взаимодействие этого акционера и членов других органов управления компании, направить оппонентов на поиск взаимовыгодного решения вопроса несовпадения интересов и дальнейших путей развития событий. Использование примирительных процедур, безусловно, не панацея, но мировая практика свидетельствует, что их применение позволяет сохранить отношения и репутацию, но и финансы и конфиденциальность.

О.М. Корпоративный секретарь является медиатором и коммуникатором во всех процессах корпоративного управления, в том числе, в ситуации конфликта или спорных моментах. В таких случаях нужно привлечь к обсуждению вопроса членов совета директоров (как правило, ключевых), генерального директора, профильных директоров, если необходимо, а также других акционеров, если они имеются; организовать серию встреч разных форматов, обменяться письменными сообщениями и т.д. Роль корпоративного секретаря сводится к уточнению позиций сторон, составления списка компромиссов, на которые готовы пойти каждая сторона, поиска взаимовыгодного решения. Но при этом, важно понимать, что в любых ситуациях решение принимают уполномоченные на то органы управления, не корпоративный секретарь. Ваша задача создать комфортную площадку для обсуждения вопроса.

Зачем нужна система корпоративного управления в ваших ДЗО, например, советы директоров? Все равно там сидит большинство Ваших сотрудников, которые по самым важным вопросам голосуют по директивам.

Н.Б.Группа компаний «Россети» имеет холдинговую структуру, где ПАО «Россети» обладает контрольной долей в большинстве дочерних компаний. При этом исторически большинство МРСК являются публичными компаниями и имеют собственный пул акционеров. Таким образом, наличие Советов директоров в таких компаниях определяется, прежде всего,требованием законодательства.

Если говорить о сути работы Советов, можно отметить следующее.В акционерном капитале МРСК, в отличие от ПАО «Россети», присутствуют стратегические и портфельные инвесторы, которые заинтересованы в развитии конкретной компании.ПАО «Россети» в целях сохранения управляемости компаниями избирает большинство своих представителей в советы директоров ДЗО – межрегиональных распределительных сетевых компаний. Избрание меньшего числа представителей создает большие риски для управления распределительными сетями. При этом ПАО «Россети» является таким же акционером для данных обществ и, соответственно, заинтересовано в инвестиционной привлекательности МРСК. Для этого в рамках работы советов директоров представители ПАО «Россети» обсуждают и вырабатывают позицию совместно с миноритарными акционерами на комитетах при Советах директоров. При этом по директивам проходит голосование лишь около половины вопросов. Голосование по всем отчётам, кроме отчетов по исполнению бизнес-планов и инвестпрограммы, проходит в соответствии с позицией членов Совета директоров

Добавлю, также, что именно ПАО «Россети» по возможности выдвигает кандидатуры независимых директоров в советы директоров своих ДЗО. Ведется работа с миноритарными акционерами ДЗО (регулярные встречи с менеджментом ПАО «Россети», обсуждение позиции по разным вопросам).

Как происходит у Вас контроль исполнения решений Совета Директоров?

О.М.В компании принято контролировать решения Совета директоров по реестру решений и поручений, которое есть в IT продукте, поддерживающим деятельность Совета. Помимо этого, я лично общаюсь по ключевым поручениям с исполнителями и сопровождаю их отчеты или конференц-звонки в рамках выполнения поручений или решений Совета директоров. В компании не принято рассматривать статус выполнения поручений Совета Директоров, т.к. он виден членам этого органа в режиме он-лайн в соответствующей программе. Если что-то вызывает их беспокойство, то члены Совета пишут мне с вопросом о статусе или причинах задержки исполнения решения.

Что такое «аппарат Совета директоров», кто туда входит?

Н.Б.В нашем случае аппарат состоит из помощников Председателя по организационно-протокольной части, а также экспертов- аналитиков по корпоративным и юридическим вопросам, финансово-экономическим, по вопросам развития электроэнергетики.Аппарат задействован при формировании заключения для Председателя по вопросам, которые готовит менеджмент.

Как суды расценивают ситуацию если член Совета Директоров по невыгодной сделке голосовал по директиве?

Ю.М. Чтобы разобраться в этом вопросе достаточно обратиться к нескольким статьям из Гражданского кодекса и Закона об АО, которые устанавливают стандарт поведения для лица, уполномоченного действовать от имени юридического лица: оно должно действовать в интересах представляемого им юридического лица добросовестно и разумно. Если эти обязанности будут нарушены, то лицо может быть привлечено к ответственности в виде убытков.

Если голосование члена совета директоров по директиве причинило корпорации убытки, то к ответственности могут быть привлечены солидарно как сам член совета директоров, так и акционер, выдавший директиву. Однако если член совета директоров откажется исполнять указание и проголосует иным образом, то он исключит как собственный риск ответственности, так и риск для акционера.

Законодательство не содержит правила об освобождении члена совета директоров от ответственности за исполнение воли акционера. Суды неоднократно акцентировали внимание на том, что обязанность действовать добросовестно и разумно распространяется на каждого члена органа управления персонально и не может отменяться по указанию акционера. Поэтому если член совета директоров всё же исполнит директиву акционера и тем самым будут причинены компании убытки, то, например, иные акционеры смогут предъявить косвенный иск о взыскании убытков как с члена совета директоров, так и с акционера.

Кризисная ситуация: председатель Совета директоров непубличного АО не подписывает протоколы Совета директоров. При этом он созывает заседание, все члены Совета директоров исправно голосуют, решения принимаются. Пока живем за счет выписок из протокола, подписываемых корпоративным секретарем. Есть ли выход?

А.К.Ситуация запутанная и без дополнительных пояснений практические рекомендации давать весьма трудно. В первую очередь, необходимо понять причину, по которой Председатель Совета директоров не подписывает протоколы – возможно ему нужны чьи-то визы, согласование главного акционера, других членов СД и т.д. В зависимости от причины надо предпринимать действия.