План «Бэ» или как организовать и пережить работу «на удалёнке»?

Волков Олег, к.ю.н., LL.M., ПАО Московская Биржа.

Несколько наблюдений из жизни:

Наблюдение первое: несколько недель назад решил прокатиться по району на велосипеде после зимы. Все было замечательно, но в самой удаленной точке колесо сказало мне возмущенное «ПШШШШ!» и выпустило все заботливо закачанные в него дома 7 атмосфер. Запасной камеры нет, инструментов нет (ну зачем? Я же только туда-обратно, тут и 10 километров не будет). Много думал, таща велосипед на себе, чтобы не порвать покрышку, о том, что аварийный набор должен быть всегда с собой.

Наблюдение второе: пешеходный переход у Кремля с Большого Каменного моста. Ужасно долгий светофор, регулируемый, видимо, напрямую из коридоров власти. По обе стороны накопилось порядочно людей, и пожилая пара, не дождавшись, перебегает на красный. Люди, которым она шла навстречу, начали громко осуждать действия пенсионеров. Через несколько минут ожидания эти же люди сами перешли дорогу на тот же красный сигнал.

Наблюдение третье: начало карантинных мер, первые панические сообщения в чатах и соцсетях. Пытаюсь заказать продукты на сайте Перекрестка, вижу, что половины привычных позиций нет, заказ смогут доставить только через неделю, но оплату требуют уже сейчас. По спине начинают ползти мурашки с кулак, воображение рисует сцены из «Заражения», «Я – легенда» и, почему-то, «Обитель зла». Поднимаю глаза от монитора – вокруг обычная жизнь, по улицам ездят автомобили, коллеги спокойно работают. Отлегло.

Все это приводит меня к известной мысли о том, что люди – чрезвычайно иррациональны. Нам свойственна инерция мышления и тяготение к привычному укладу. Мозгу лень думать о том, что делать, если что-то пойдет не так, а при наступлении такой ситуации мы начинаем вести себя алогично. Но даже если у нас есть четкие правила, то многие готовы их соблюдать только до определенного предела, пока неудобства от их выполнения не перевесят внутреннюю, субъективную ценность самого правила.

Что же делать?

Вероятно, нужно сделать так, чтобы пресловутый план «Бэ» был не только руководством по обеспечению непрерывности бизнеса в виде красивого солидного многостраничного документа, но и нормальной, привычной для всех реальностью. Давайте посмотрим на военных, пожарных, полицейских: непрерывные учения, тренировки, сборы делают для них привычными те действия, которые, вероятно, придется выполнять в «боевых» условиях очень нескоро. И здесь мне хочется сказать отдельное спасибо тем «телефонным террористам», которые долгое время заставляли многих из нас периодически покидать по звонку свои рабочие места, что в определенной мере подготовило нас к сегодняшним реалиям самоизоляции.

Но сейчас тренироваться уже поздно, нужно продолжать действовать. Что же, все-таки, делать?

Сейчас в сетях есть масса советов о том, как организовать и пережить удаленную работу. Вероятно, их не следует повторять здесь. В конце статьи будут приведены источники для дальнейшего ознакомления, поэтому давайте посмотрим, чем же офис отличается от «удаленки».

С одной стороны, наши инструменты привычной офисной работы остаются прежними: мышка, клавиатура, монитор и телефон. Что-то из привычных нам программ начинает работать хуже или медленнее, у кого-то прерывается связь, но такие технические трудности преходящи.

С другой стороны, более значимые и глубокие изменения происходят в социальной сфере. Давайте остановимся на них подробнее:

Во-первых, сильно меняется уклад дня. Для многих из нас поездка в офис и обратно является, как ни странно, важным процессом. Мы привыкаем использовать это время для чтения в метро, прослушивания книг в пробках, фитнеса, если вы крутите педали. Сейчас этот элемент исчезает. Достаточно просто встать с кровати, налить себе кофе/чай и сесть за компьютер. Обеденный перерыв – поход в точку самообслуживания «Кухня», конференц-звонок можно сделать, запершись в переговорной «Ванная», а вот завершение работы может растянуться, так как у нас нет привычной дороги домой. Кто-то отнесется к этому как к благу – можно закончить все в 12 часов и идти опустошать полки магазинов с гречкой и респираторами, кто-то, наоборот, будет решать все задачи до победного к часу ночи. Выходные становятся похожи на будние дни.

Во-вторых, возрастает социальная напряженность. Внешние стресс-сигналы из новостей, те же полупустые полки магазинов подсознательно заставляют переживать, но другая угроза идет, как ни странно, от родных и близких, с которыми мы живем. Жизнь многим коллегам начинает напоминать пресловутую передачу «Дом» или эксперимент по исследованию психологической совместимости группы людей в изоляции и симуляции космического перелета «Марс-500», где 500 – это количество дней в запертом маленьком объеме космического корабля. Судя по взрывному количеству мемов на эту тему в соцсетях, далеко не все оказались готовы к постоянному присутствию рядом своей семьи и других зверей, как сказал бы Даррелл.

В-третьих, меняются коммуникации между коллегами, руководителями и подчиненными. Вместо привычных совещаний и заседаний мы переходим в чаты, которые даже начинают вытеснять почту, телеконференции, заочные голосования. Недостаток прямого межличностного общения мешает, у нас исчезают невербальные каналы коммуникации, растет непонимание.

И в этот момент нам важно вспомнить термин «Гигие́на», от греческого «здоровый», обозначающий раздел медицины, изучающий влияние жизни и труда на здоровье человека и разрабатывающий меры, направленные на предупреждение заболеваний, обеспечение оптимальных условий существования, укрепление здоровья и продление жизни.

Гигиену сегодня следует понимать не в узком и привычном смысле мытья рук и других частей тела до, после или вместо еды, но и как важнейший инструмент для привыкания к «новой нормальности» удаленной работы. Еще до COVID19 многие компании в развитых странах мира начали активно изучать возможности сокращения рабочей недели до 4 дней, замещения части дней работы в офисе работой из дома. Сейчас нам всем представилась замечательная возможность опробовать эти методики на себе.

Гигиенические меры можно разделить на несколько базовых направлений:

Личная, физическая гигиена. Удаленная работа сильно снижает двигательную активность, сниженная активность уменьшает наш жизненный тонус, меняет гормональный фон не в лучшую сторону, это снижает работоспособность и иммунитет, поэтому каждому из нас следует задуматься о том, как поддержать себя в надлежащем виде (а руководителям следует задуматься и о рекомендациях для подчиненных). Удаленная работа высвобождает, как минимум час-два, которые мы ежедневно тратили на дорогу. Полезно, наконец, в это свободное время начать делать зарядку, планку, отжимания и прочие упражнения, которые можно совершать без вреда для обстановки квартиры.
Гигиена в отношении личного и рабочего времени. Лично каждому из нас, как в роли подчиненного, так и в роли руководителя следует ввести четкие правила, когда у вас начинается и заканчивается работа. Необходимо научиться синхронизировать усилия тогда, когда это требуется: договаривайтесь с коллегами о регулярных конференц-звонках для обсуждения рабочих вопросов, приветствуйте их в групповом чате, желайте приятных выходных. Ваша цель — сохранить сплоченность коллектива, сохранить рабочий настрой, ощущение важности и своевременности выполнения задач и постановки целей. Важно и не переусердствовать: в отношении исчезнувших из поля зрения подчиненных могут начать вспоминаться слова милиционера из «Операции Ы»: «Ну, граждане алкоголики, хулиганы, тунеядцы… Кто хочет сегодня поработать? А?!». Такое отношение, постоянный контроль могут оказать деструктивное воздействие на коллектив.
Гигиена общения с близкими. Родным сложно понять, что вы – работаете. Для многих из нас важно наличие так называемого «потока», когда мыслительный процесс ни на секунду не отвлекается от задачи. Но папа/мама/муж/жена/сын/дочь вроде бы дома, с ними можно поговорить/поиграть/заставить чистить картошку/клеить обои. Нет. Важно договориться с родными, что сейчас вас «нет» рядом. Научитесь устанавливать жесткие правила, вешайте табличку на дверь «Ушел на работу», «Не влезай, убьет!», идите на компромиссы: два часа на конференц-звонке без отвлечения и игровые полчаса с детьми взамен, соблюдайте данные вами обязательства перед близкими.
Гигиена конференц-общения. Современные технологии обеспечили нас волшебной возможностью общаться несмотря на расстояния, однако мы еще не привыкли к несколько иным правилам общения через средства связи. Начинайте лидировать в процессе, заранее договаривайтесь о простых вещах: не опаздывать на звонки, всегда обмениваться предпочитаемыми телефонными номерами и иными идентификаторами (адреса в Skype, Zoom и т.д.) для постоянной готовности к связи, научите коллег выключать микрофон, чтобы остальные не слышали сосредоточенного молчаливого сопения в трубку, запретите людям на конференции отвечать на вторую линию, расскажите им, что это заставит слушать остальных музыку или слова от оператора. Уведомляйте всех о том, что официальные конференц-заседания будут записываться, активно сотрудничайте с вашим ИТ-персоналом для выбора и настройки оптимальных решений для конференций (именно сотрудничайте, а не требуйте – ИТ сейчас – самые загруженные подразделения).
Цифровая гигиена. Отвлечения на социальные сети, чаты, почту многие называют бичом современности. Научно доказано, что такая «многозадачность» менее эффективна, чем последовательное выполнение задач. Научитесь пользоваться всеми цифровыми благами умеренно и разумно; сейчас многие телефоны уже могут показывать статистику «цифрового благополучия» (DigitalWellness), подсчитывая, сколько часов в сутки вы провели в любимом чатике, инстаграме или игре. Многие ужаснутся от этих цифр. Привыкните к мысли о том, что почту следует проверять не ежеминутно, а с определенными интервалами, например, раз в 2 часа, приучите коллег без стеснения звонить вам, если дело срочное и нужен ваш незамедлительный ответ на письмо. Настройте таймеры включения и выключения ваших телефонов, чтобы ничто не могло помешать вам качественно выспаться. Научитесь быть здравомыслящим скептиком: в любые кризисные периоды всегда были и будут мошенники, стремящиеся обогатиться за счет доверия и панических настроений других. Не позволяйте вовлекать себя в фишинговые схемы: всегда проверяйте письма и ссылки, по которым вас будут убедительно просить пройти. Вешайте трубки при звонках заботливых «банкиров», стремящихся сберечь ваши счета путем выяснения реквизитов карт и кодов из СМС.

И самое главное, поддерживайте информационную гигиену: не следует постоянно читать новости, сводки из больниц и поддаваться паническим настроениям: вероятно, нам следует обратить внимание на людей, живущими поколениями в сейсмоопасных районах. Стоит научиться осознавать неизбежность очередного толчка, но относиться к этому спокойно, размеренно наслаждаясь жизнью с заранее собранным «тревожным чемоданчиком», не скатываясь, однако в крайности полной беспечности или параноидальности «диванных выживальщиков», закупающих палатки, капканы, фонари и патроны по постапокалиптическому сценарию.

В отношении любого кризиса следует помнить, что это не только риски и проблемы, но и новые окна возможностей, которые могут позволить перейти на качественно иной уровень. Поэтому расценивайте вызовы удаленной работы как толчок к освоению новых возможностей, оптимизации бизнес-процессов, нахождению баланса между личным и рабочим аспектами жизни. Весьма вероятно, что «удаленка» останется с нами и после завершения карантинных мер: постоянные поездки на работу уже давно казались многим атавизмом индустриальной доинформационной эпохи.

Обязательно фиксируйте все выводы, которые видятся важными для вас и ваших рабочих процессов в условиях перемен. Обсуждайте их с коллегами, делитесь опытом, придумывайте новые решения. не только «до следующего карантина», но и для нормального развития ваших организаций. И когда мы вновь вернемся в офисы, следует также регулярно продолжать регулярно и в полную силу тестировать сценарии обеспечения непрерывности, чтобы быть подготовленными к новым вызовам. Этот опыт важно сохранить

Полезные ссылки: