НОКС-опрос ноябрь 2019
4 квартал – традиционное время работы компаний над бюджетом следующего года. Участвует ли в этом процессе корпоративный секретарь? Какова его роль? Имеет ли корпоративный секретарь собственный бюджет, из чего он состоит? На эти и другие вопросы ответили корпоративные секретари компаний АЛРОСА, БАНК ВТБ, ГОЗНАК, МЕГАФОН, МОСКОВСКИЙ КРЕДИТНЫЙ БАНК, МТС, РОСЭНЕРГОАТОМ, ФОСАГРО — Максим Раздолькин, Евгений Игнатьев, Олег Дмитриев, Дарья Лизунова, Светлана Сухарева, Максим Калинин, Светлана Роганова и Сергей Самосюк.
В ходе опроса выяснилось, что практически все компании рассматривают и утверждают бюджеты в декабре года, предшествующего плановому, хотя работа по подготовке бюджета начинается еще в начале осени.
Далеко не у всех корпоративных секретарей есть собственный бюджет или статьи единого бюджета, которые им администрируются. Таких оказалась лишь половина от общего числа опрошенных. Причем в некоторых случаях бюджет корпоративного секретаря растворен в бюджете подразделения, возглавляемого корпоративным секретарем. А некоторые статьи затрат, по сути администрируемые корпоративным секретарем, лежат в бюджетах иных подразделений. В частности, это может быть и бюджет совета директоров.
Если собственного бюджета у корпоративного секретаря нет, то его роль в бюджетном процессе сводится к работе над проектом соответствующего решения, выносимого на рассмотрение совета директоров: в части соблюдения сроков, требований к форме представления и т.д. Однако, корпоративные секретари отмечают, что при подготовке к утверждению бюджета существенно увеличивается объем коммуникаций между членами СД и менеджментом, что, естественно, в значительной степени ложится на их плечи. В компаниях, входящих в холдинги или госкорпорации, коммуникации происходят между соответствующими подразделениями материнской компании и менеджментом, поддержание которых частично тоже ложится на корпоративного секретаря. Нельзя забывать и о задачах, связанных с подготовкой директив.
Если же корпоративный секретарь имеет собственный бюджет или администрирует отдельные статьи, то он подготавливает проект соответствующей части бюджета, и, как правило, защищает его на бюджетном комитете или на соответствующей комиссии перед профильным блоком материнской компании. Но никак не на заседании совета директоров.
Наполнение бюджетов корпоративных секретарей очень разнообразно. Различные участники опроса называли такие направления расходов, как:
- затраты на проведение общих собраний и заседаний СД;
- затраты, связанные с раскрытием информации;
- затраты, связанные с привлечением консультантов (в том числе привлекаемых по просьбе членов совета директоров), оплатой услуг оценщиков, регистратора, нотариуса;
- затраты по проведению процедур оценки работы СД;
- затраты на обучение персонала, оплату участия в конференциях;
- спонсорский фонд;
- затраты на подготовку годовых отчетов;
- затраты на IT;
- затраты на выплату вознаграждений членам СД.
Правда, включение в бюджет затрат на повышение квалификации персонала корпоративного секретаря – это единичный случай. Чаще эти затраты концентрируются в бюджете службы HR.
Также мы не обнаружили ни одной компании, которая бы формировала отдельный бюджет (строку) на затраты, связанные непосредственно с развитием практики корпоративного управления. Затраты такие есть, но они не носят целевого характера, проходят через статьи финансирования привлечения консультантов или подобные статьи. К затратам здесь дополнительно могут относиться расходы на аудит корпоративного управления, автоматизацию процессов корпоративного управления и др. В какой-то степени к таким расходам можно отнести посещение сотрудниками компании семинаров и мастер-классов, посвященных лучшим практикам корпоративного управления. Как правило, корпоративный секретарь участвует в формировании и последующем администрировании подобных расходов.
Обоснование статей расходов бюджета совета директоров может включать в себя сбор предложений членов СД по поводу бюджета.
В заключение отметим, что задачи, стоящие перед корпоративным секретарем, достаточно разнообразны и требуют соответствующего ресурсного обеспечения. В общем случае нам представляется, что наличие у корпоративного секретаря собственного бюджета способствует более полному решению этих задач, повышает оперативность в решении соответствующих вопросов, а также положительно сказывается на восприятии роли корпоративного секретаря в компании.
