Как специалист становится корпоративным секретарем? Что нравится и что не нравится ему в этой работе? Какими качествами необходимо обладать для успешной работы в должности корпоративного секретаря? В чем заключается миссия корпоративного секретаря в компании? Эти и другие вопросы мы задали корпоративным секретарям ряда крупных российских компаний.

Продолжаем эту тему в беседе с корпоративным секретарем Теле 2 Ольгой Мохоревой

Ольга, Вы работали корпоративным секретарем в очень разных компаниях. Как Вы считаете, корпоративный секретарь – это специальность или призвание?

На мой взгляд, корпоративный секретарь – это призвание. Данный вид деятельности требует от человека определенного склада характера, коммуникабельности, жизненной активности и способности увлекаться.  Хотя, здесь все зависит от самого человека, почему он или она пришли в эту профессию, что человек ждет от занимаемой позиции,  как выполняет свои обязанности. Если подход к делу формальный – то любую должность можно превратить в специальность. Никто не запрещает нам стремиться сделать лучше мир вокруг себя. Возможность работать, вкладывая душу, есть у многих людей и во множестве профессий, но, к сожалению, не все этим пользуются.

Что составляет основное содержание работы корпоративного секретаря?

Как правило, в работе каждого корпоративного секретаря будут присутствовать такие задачи как поддержание деятельности совета директоров и комитетов совета директоров, участие в подготовке и проведении общего собрания акционеров, подготовка ответов на запросы акционеров, участие в реализации политики компании по раскрытию информации, общение с представителями акционеров или самими акционерами.

Но очень часто, помимо основной своей работы, корпоративный секретарь, в рамках своих полномочий, участвует или отвечает за обеспечение взаимодействия компании с органами регулирования, фондовой биржей, регистратором (депозитарием) и иными профессиональными участниками рынка ценных бумаг. Помимо этого, не редко корпоративный секретарь организует работу правления и комитетов правления компании. При этом, в работе корпоративного секретаря всегда есть функциональная и административная нагрузка по каждому из направлений.

И если сделать срез работы корпоративного секретаря в течение рабочей недели или даже дня, то можно увидеть, что корпоративный секретарь одновременно выполняет множество задач и поручений срочного характера, прикладывая максимальное количество усилий, чтобы необходимая работа была сделана качественно и в нужный срок. Мультизадачность – это характерная отличительная черта работы корпоративного секретаря при полном запрете на любую ошибку по всем задачам, находящимся в работе.

Должна ли функциональная модель корпоративного секретаря быть одинаковой в любой компании?

Конечно, нет. Мне кажется, это не достижимая цель в принципе — унифицировать функциональную модель корпоративного секретаря, учитывая то, какое количество дополнительных (в сравнении с рекомендациями Кодекса корпоративного управления) функций ему приходится исполнять в разных компаниях.

Можно перечислить некоторые факторы, которые влияют на формирование этой должностной позиции и ее функциональное наполнение: история создания компании, уровень корпоративного управления и корпоративной культуры в целом, количественный и качественный состав акционеров и изменение данного состава, ожидания со стороны акционеров и топ-менеджеров в отношении корпоративного секретаря, наличие в составе совета директоров учредителей компании и многое другое.

Наконец, несмотря на рекомендации Кодекса корпоративного управления, в различных компаниях корпоративный секретарь имеет разное подчинение, что также сказывается на его функциональной модели.

Обязательно ли для корпоративного секретаря высшее юридическое образование?

Я могу дать только субъективный ответ на этот вопрос, т.к. проработала уже более 15 лет корпоративным секретарем, не имея юридического образования и пользуясь полной поддержкой юридических подразделений компаний, в которых я работала. В 2017 году, рассматривая возможности повышения своей квалификации, среди прочего, я обдумывала возможность и необходимость получения второго высшего юридического образования, и сознательно сделала выбор в пользу Московской школы управления «Сколково», выбрав программу ExecutiveMBA. Сейчас, когда я уже успешно завершила программу, могу сказать, что это был правильный выбор, который дал мне широту взгляда, лидерские и управленческие навыки, которых так мне не хватало ранее.

На мой взгляд, получение второго высшего юридического образования все равно не даст мне тех знаний, которые лежат в основе детальной юридической экспертизы, предоставляемой юридическим блоком компании. Я знаю многих успешных корпоративных секретарей, не имеющих юридического образования как первого высшего образования. Вместе с тем, я уверена, что наличие юридического образования всегда будет дополнительным положительным фактором при рассмотрении вашей кандидатуры на должность корпоративного секретаря в процессе найма на работу.

Возможен ли в работе корпоративного секретаря конфликт интересов?

Конфликт интересов у корпоративного секретаря возникает довольно часто. Решить эту проблему поможет только правильное подчинение корпоративного секретаря (Совету директоров), а также позиционирование должности в компании. Любые другие методы будут неформальными или косметическими, они не решат серьезно эту проблему.

Давайте проанализируем простую ситуацию: прошло конструктивное, но сложное заседание комитета совета директоров. По итогам заседания корпоративный секретарь составил проект протокола, содержащего, в том числе, поручения в адрес должностных лиц компании, и направил этот проект на согласование. И, ожидаемо, получил в ответ комментарии от менеджмента, предлагающие смягчить формулировки поручений по содержанию, форме и/или срокам. Что делать корпоративному секретарю, если он подчинен менеджменту, в таком случае? Принять правки и отстаивать предложенный менеджментом вариант перед председателем комитета? Или, возможно, начать дискутировать по этому вопросу, отстаивая интересы представителей акционеров на уровне комитета, которым он не подчиняется? Кто и зачем поставил корпоративного секретаря в такую сложную позицию? Это сложный вопрос, который решается в каждом компании по-своему.

На одном из семинаров корпоративный секретарь задал вопрос: как сказать своему руководителю, что он не прав, если это очевидно для Вас, но руководитель считает, что его действия выгодны для компании? Как бы Вы ответили на этот вопрос?

В культуре компании, в которой я сейчас работаю, принято конструктивно дискутировать с руководством, особенно если вопрос находится в твоей профессиональной сфере. Я просто выдаю коллегам прогноз, что случится дальше, когда и как это произойдет. В доброжелательной бизнес-среде, как правило, достаточно одного сбывшегося прогноза, чтобы заставить всех прислушаться к твоему голосу.

Если ошибка, которую собирается совершить руководитель, не касается моей профессиональной сферы деятельности напрямую, то я просто делюсь информацией о том, какие бывают варианты выхода из ситуации, которые, возможно, тоже заслуживают внимания руководителя. Грамотный руководитель всегда с вниманием отнесется к информации от своих сотрудников и найдет возможность ее обдумать.

Как Вы видите перспективы своего дальнейшего карьерного роста?

У корпоративного секретаря есть перспектива расширения своих полномочий, в первую очередь, за счет добавления новых поддерживающих функций: это может быть, административная поддержка деятельности офиса генерального директора, делопроизводство, выстраивание бизнес-процессов, внутренний контроль, investor relations и многое другое. Возможен и карьерный рост внутри компании, а также рост в рамках одной акционерной группы. В любом случае, нужно использовать наработанный опыт и экспертизу как стартовую базу, если вы решили поменять профессию.

Особенность работы корпоративного секретаря – это умение видеть ситуацию стратегически, быть хорошим психологом, выдерживать высокий темп мультизадачности, взаимодействовать с большим кругом коллег по компании, четко отслеживать ситуацию по всем направлениям, быстро разбираться в любой сфере, много учиться и держать удар.

Вместе с тем, акционеры довольно часто воспринимают корпоративного секретаря как «хранителя семейных историй и тайн» и не любят менять или отпускать корпоративного секретаря далеко от себя. Этот риск нужно учитывать, выбирая эту профессию.

Почему Вы согласились войти в состав Совета НОКС?

Мне кажется, что мой опыт работы в профессии, накопленная экспертиза и круг профессионального общения могут быть полезны для выстраивания работы НОКС. У меня всегда было желание активно поучаствовать в том или ином проекте, требующем инициативы и личного вклада, для развития профессии, в которой я провела большую часть своей профессиональной жизни.